Как за месяц использования Smartup найти причину кассового разрыва?
2023-01-09 12:00
Рассказ о том как за 2 месяца с помощью системы контроля и автоматизации, бизнес смог обнаружить тонкое горлышко в финансах и выявить нечестных сотрудников компании.
История реальная, название компании выдуманное.
Дистрибьюторская компания, назовем ее «Удобный бизнес», работала с разными брендами, в штате ее торговой команды трудилось около 300-400 человек. При том, что деньги оперативно инкассировались с торговых точек, каждый месяц возникала одна и та же проблема — кассовый разрыв. То есть деньги не появлялись в компании, несмотря на то, что торговые представители уверяли, что правильно провели процесс с финансовой стороны. Тогда и было принято решение найти выход, применив инструмент контроля, которым в итоге и стал Smartup.
«Удобный бизнес» озвучил свои цели: оптимизировать работу полевых сотрудников, отследить цепочку продаж и протестировать функционал визитов.
Перед внедрением Smartup провел аудит процессов и текущей системы и выяснил несколько интересных моментов:
проблемы с учетом клиентов: торговые точки задваивались в системе.
в АКБ были точки которые уже давно закрыты и не функционировали
не было оперативных финансовых отчетов, а именно контроля дебиторки
В процессе интеграции Smartup был настроен GPS-трекинг торговых представителей, у всех торговых точек были проставлены GPS-координаты, которые позволяли контролировать приход в торговую точку и взятие заказа, а также внедрен контроль ИНН клиентов. Это привело к выявлению мертвых точек, решению проблемы клонирования, актуализации клиентской базы, и ее сокращению в два раза — с 30 до 15 тысяч клиентов.
Кроме того, до перехода к системе Smartup сотрудники «Удобного бизнеса» были вынуждены постоянно обращаться за данными об остатках и долгах торговых точек в финансовый отдел. После автоматизации, коммуникация между сотрудниками заметно упростилась, так как отчеты теперь можно было получать в любое время и с любого устройства.
Также на каждую торговую точку были также установлены лимиты отсрочек по сумме и по времени, это позволило контролировать и блокировать отгрузку товара в случае превышения того или иного лимита. Были выставлены ограничения продаж и акций при неуплате, благодаря этому на передний план и вышла проблема недостачи. Smartup стал указывать на долг клиента, несмотря на отметки торговых представителей и инкассации об оплате заказа.
По итогу недостача была локализована в финотделе: выяснилось, что до внедрения системы, финансовая служба «играла» наименованиями клиентов и «подгоняла» данные о долгах. При этом, важно отметить, что сотрудники финотдела не «отмывали» деньги, а брали во временное пользование, как беспроцентный кредит.
Так, например, если бы в вашем бизнесе было $100 тыс, и ваш финансист раз в месяц брал оттуда $30 тыс, сообщая вам, что их не вернул клиент. В странах Азии принято покупать товары под реализацию, поэтому вы бы долгое время в это верили. Особенно учитывая, что деньги через какое-то время снова оказывались «в обороте» — так финансисты «заметали следы», тем самым, ухудшая и показатели новых заказов и отношения с клиентами.
Однако уже через месяц работы системы, схема займов была «вскрыта» благодаря тому, что Smartup блокировал возможность создания заказа для торговой точки, которая по факту платила исправно.
Таким образом, за 2 месяца с помощью системы контроля и автоматизации, бизнес смог обнаружить тонкое горлышко в финансах и выявить нечестных сотрудников компании, которые используют ресурсы компании в своих целях.
Сталкиваетесь с похожими проблемами? Все еще не понимаете, почему продажи растут, а прибыль при этом — нет?