Кейсы

Как благодаря автоматизации за первые 3 месяца сократить дебиторку до 90%

2024-12-16 10:24
SV-Cluster - молодая дистрибьюторская компания, основанная в 2021 году. Работает в сегменте моющих и чистящих средств, а также товаров для гигиены. За короткий срок она зарекомендовала себя как надежный партнер, достигнув лидирующих позиций в ряде направлений. В портфеле представлены ведущие турецкие бренды: бытовая химия ABC Deterjan, бумажная продукция Papia, детские подгузники Molfix и подгузники для взрослых Evony. Сотрудничество с крупными заводами, качественная продукция и профессионализм обеспечили компании успешное развитие.

Масштабы бизнеса: более 100 сотрудников по всему Узбекистану.

Компания запустила работу над автоматизацией процессов для решения ключевых задач:

1. Работа торговых представителей: фиксация местоположения сотрудников, улучшение контроля и оптимизация маршрутов.
2. Мерчандайзинг: Централизованное управление задачами, контроль стандартов мерчандайзинга, отслеживание посещений торговых точек и отчетности.
3. CRM-системы: Возможность оставлять комментарии, вести фотоотчеты и обмениваться данными в реальном времени.
4. Контроль товара на складе: Получение актуальной информации о наличии товара, контроль остатков и сроков годности.
5. Анализ динамики продаж и выявление трендов: анализировать тренды и изменения в продажах.
6. Отслеживание продаж каждого торгового представителя: анализировать эффективность работы сотрудников и выполнения поставленных задач.

Владимир Евсютин, коммерческий директор:
Для автоматизации бизнеса в сфере дистрибуции и продаж Smartup — это очень хорошее решение. Плюс — это Green White Solutions - компания, которая очень давно на рынке, благодаря чему Smartup предлагает комплексный подход к учету складов, продаж, маркетинга, финансов, что позволяет нам управлять всеми аспектами бизнеса на 100%, т.е. мы можем смотреть в любую сторону.

Для решения данных задач были подключены следующие инструменты:

- Управление продажами: Решение для отслеживания продаж торговых представителей позволяет эффективно анализировать производительность каждого сотрудника. С помощью системы можно мониторить выполнение планов, объемы продаж, успешность заключенных сделок и другие ключевые показатели. Данные обновляются в реальном времени и визуализируются через удобные дашборды, что помогает быстро выявлять тренды и принимать решения для повышения эффективности работы сотрудников. Это улучшает контроль за выполнением задач, позволяет своевременно выявлять слабые места в продажах и принимать меры для оптимизации работы команды.

- CRM-система: позволяют эффективно управлять взаимодействием с клиентами, предоставляя возможность оставлять комментарии по выполненной работе, а также вести фотоотчеты и обмениваться данными в режиме реального времени. Это дает сотрудникам возможность фиксировать все детали работы и передавать актуальную информацию коллегам и руководителям без задержек. Благодаря интеграции с 1C и другими системами, Smartup облегчает анализ эффективности работы, улучшает координацию между командами и ускоряет принятие решений, повышая общую продуктивность бизнеса.

Владимир Евсютин, коммерческий директор:
Еще очень важный момент – это оптимизация с 1С и SAP, и другими сторонними решениями. При желании, обратившись к вашим специалистам, можно найти решения для грамотного налаживания работы. Это позволяет нам масштабироваться, быть более гибкими, быстрыми и минимизирует риск ошибок!
Хороший анализ данных помогает стратегически планировать наши дальнейшие действия для развития – это преимущество! Это очень хороший инструмент для повышения эффективности бизнеса.
- Аналитика: Современный инструмент аналитики на основе дашбордов заменяет трудоемкий процесс создания отчетов в Excel. Вместо часовой работы с громоздкими таблицами, сложными для анализа, пользователи теперь получают доступ к ключевой информации всего за несколько кликов. Настроенные дашборды позволяют быстро визуализировать данные, облегчая их чтение и интерпретацию. Такой подход упрощает мониторинг показателей и принятие решений, повышая эффективность работы.

- Работа со складом: для контроля товаров на складе система предоставляет данные о наличии продукции, остатках и сроках годности в режиме реального времени. Она позволяет минимизировать ошибки, отслеживать сроки годности, оптимизировать запасы и синхронизировать данные с другими системами. Это решение ускоряет инвентаризацию, улучшает управление логистикой и снижает издержки, что особенно важно для бизнеса с большими объемами товаров.

- Финансовый учет: раньше, чтобы получить нужные данные, приходилось тратить часы на создание отчетов в Excel — огромных таблиц, которые сложно было читать и анализировать. Сегодня, благодаря правильно настроенным дашбордам, всю необходимую информацию можно получить буквально в несколько кликов.

- Ограничения и лимиты: в системе имеется возможность настройки ограничений и лимитов, что позволяет не отгружать товары точкам с задолженностью, сокращая риск финансовой нестабильности и превышения дебиторок.

- Контроль работы полевых сотрудников: благодаря функционалу Шаги визита и возможности указания геолокации, все посещения торговых точек можно отследить и проанализировать эффективность работы полевых сотрудников.

- Дистанционный контроль по задачам: Региональные менеджеры могут дистанционно выставлять задачи торговым агентам, проверять фотоотчеты и отслеживать выполнение работы в режиме реального времени. Важно, что вся коммуникация происходит через систему, что избавляет от необходимости постоянных звонков и общения с полевыми сотрудниками. Это дает менеджерам полный контроль над процессами, а торговые агенты чувствуют поддержку и руководство на каждом шагу, что способствует выполнению задач на высшем уровне.

Владимир Евсютин, коммерческий директор:
Очень важный момент – это контроль торговых агентов. И самым большим, наверное, плюсом является то, что в некоторых регионах мы пользуемся дилерской структурой, где у большинства наших партнеров уже и так установлена программа Smartup – мы интегрируем их между собой и облегчаем работу. База наших партнеров полностью совпадает с нашей – мы просто открываем ключ, и торговые представители в стандартной системе ходят и пробивают заказы. Также дилеры отмечают, что им удобно мониторить задолженности.

Каких результатов удалось достичь

  • Сокращение дебиторской задолженности и просроченных счетов на 90%

Владимир Евсютин, коммерческий директор:
За 3 месяца использования функции контроль торговых условий партнеров, которые работают с отсрочкой платежа удалось сократить количество подходящих долгов и уже просроченных на 90%. Это за 3 месяца обкатки системы нам удалось достичь таких результатов. В итоге количество просроченных долгов у нас почти исчезло!
  • Получили относительную финансовую безопасность
  • Сокращение ошибок в связи с человеческим фактором
  • Сокращение количество операторов в 2 раза
  • Сокращение времени на сбор отчетов в 2 раза

Владимир Евсютин, коммерческий директор:
Мы смогли правильно настроить систему отчетности. Если раньше несколько человек собирали отчеты в единое – то теперь мы настроили 1 суперотчет, который может собрать 1 человек с помощью 4-5 кнопок, высылает его по почте и все – вопрос закрыт!


Пожелания пользователя Smartup

Владимир Евсютин, коммерческий директор:
Хотелось бы, чтобы специалисты Smartup начали развивать Искусственный Интеллект – чтобы мы могли планировать наши активности, чтобы какие-то уведомления выходили автоматически, именно в тех аспектах, где человеку не нужно думать. От ваших ребят хотелось бы больше профессионализма, больше реакций. Наиль Ахмадулин – сильный специалист вашей компании, хотелось бы, чтобы ребята перенимали у него профессионализм и опыт!
Опыт SV-Cluster доказал, что автоматизация не просто упрощает ежедневную работу, но и защищает компании от финансовых рисков и потерь. Лимиты помогают эффективно сократить или избежать дебиторскую задолженность, шаги визита – дистанционно контролировать и анализировать работу полевых сотрудников, отчеты – правильно прогнозировать и выстраивать работу всей компании, что в конечном итоге поможет в повышении прибыли и бесперебойной работе на конкурентном рынке.

Готовы вывести свой бизнес на новый уровень? Свяжитесь с нами и начните использовать Smartup уже сегодня!
Бытовая химия