Как избавится от бардака в учете и взять деньги под контроль

Современный учет операций по банковским счетам, корпоративным картам и кассе стал настоящим вызовом для многих предприятий. С увеличением объема транзакций управление финансовыми потоками требует не только внимания к деталям, но и значительных временных затрат. Ведь никто не хочет оказаться в ситуации, когда бюджет на кофе превысил расходы на маркетинг.

В условиях, когда каждое движение средств должно быть точно учтено, компании сталкиваются с необходимостью использования передовых технологий и автоматизации процессов. Потому что только автоматизация может гарантировать, что ваши финансы останутся в порядке, даже если бухгалтер решил взять выходной в пятницу 13-го.

• Ошибки при вводе данных в систему бухгалтерского учета могут иметь серьезные последствия для бизнеса. Неточности в отчетах затрудняют управление денежными средствами и могут привести к неправильным финансовым решениям.

Например, если транзакция на крупную сумму была случайно дублирована, это может создать ложное впечатление о наличии дополнительных средств на счете компании. Вдруг у вас появится ощущение, что компания может купить себе не один, а два новых кофейных аппарата. В результате менеджеры могут принять решение о дополнительных расходах или инвестициях, не осознавая, что фактическое финансовое положение компании значительно хуже. Таким образом, даже небольшие ошибки в бухгалтерских данных могут привести к крупным финансовым проблемам и поставить под угрозу стабильность бизнеса. А никто не хочет объяснять на совещании, почему вместо прибыли мы получили "экономический фокус".

• Согласованность данных о транзакциях с банковских счетов, корпоративных карт и кассы является критически важной для точного финансового учета и обеспечения прозрачности финансовых операций. Когда эти данные не совпадают, это может сигнализировать о серьезных проблемах, таких как мошенничество, ошибки в учете или технические сбои. Неспособность быстро выявить и устранить такие расхождения может привести к значительным финансовым потерям и подорвать доверие к финансовой отчетности компании.

Например, данные о транзакции по корпоративной карте показывают, что на покупку оборудования было потрачено 10 000 долларов, тогда как в банковском учете эта транзакция не отражена. Может показаться, что кто-то купил золотой степлер для офиса. Это расхождение может быть признаком того, что сотрудник совершил несанкционированные расходы, либо транзакция была ошибочно не внесена в учетную систему. В другом случае, если транзакция была внесена дважды в кассовый учет, это создаст иллюзию наличия лишних средств. Вдруг появится идея построить фонтан в холле офиса. Оба эти сценария требуют немедленного внимания и исправления, чтобы избежать финансовых потерь и обеспечить точное управление денежными средствами. Иначе вместо бухгалтерии у нас будет клуб коллекционеров золотых степлеров.

• Бухгалтер должен обеспечивать контроль за движением денежных средств на всех счетах и в кассе предприятия Недостаточные меры контроля увеличивают вероятность совершения противоправных действий, что может нанести серьезный ущерб компании или организации.

Примером может служить следующий случай: в небольшой компании бухгалтер не контролирует движение денежных средств, что позволяет сотруднику, ответственному за платежи, переводить деньги на свой личный счет. Из-за отсутствия проверки выписок и кассовых отчетов мошенничество остается незамеченным несколько месяцев. Когда недостача обнаруживается, компания сталкивается с серьезными финансовыми проблемами и необходимостью дорогостоящего расследования. Этот случай показывает, как недостаточный контроль за денежными средствами может привести к значительным потерям и подорвать доверие к управлению организацией.

• Бухгалтерский учет операций по банковским счетам, корпоративным картам и кассе должен осуществляться в соответствии с требованиями законодательства. Несоблюдение законодательства может привести к штрафам и другим санкциям.

К примеру, в крупной компании бухгалтер ведет бухгалтерский учет операций по корпоративным картам и кассе, но не следит за последними изменениями в законодательстве. В результате некоторые операции по корпоративным картам не отражаются в отчетности должным образом, как того требуют новые нормативные акты. При очередной проверке налоговыми органами обнаруживается, что компания нарушила правила учета и отчетности, что приводит к наложению крупных штрафов и санкций. Помимо финансовых потерь, компании приходится тратить значительные ресурсы на исправление ошибок и приведение учета в соответствие с законодательством.

1.Прямая интеграция с банком - Smartup может автоматически импортировать выписки из банка, транзакции с корпоративных карт и данные о кассовых операциях. В настоящее время данную функцию можно использовать с Kapital bank.

2.Работа в нескольких валютных единицах – Smartup предоставляет возможность производить операции в нескольких валютах. Также система предлагает функцию переоценки валют, которая автоматически адаптирует и обновляет курсы обмена, обеспечивая точность и надежность в каждой операции

3. В Smartup регистрируются изменения в любом документе. На основании этих данных формирует Журнал всех операций по изменениям.

4. Автоматическое создание и подписание исходящих счетов-фактур по товарам, которые клиент принял.

5. Все документы в Smartup при сохранении создают бухгалтерские проводки — это позволяет вести управленческий и бухгалтерский учет.

6.Формирование отчетов – система предоставляет возможность генерировать различные отчеты о движении денежных средств, о расходах по статьям, позволяет сформировать их в различных форматах, предоставить в электронном формате или распечатать.

7. Интеграция с другими системами – система интегрирована с SAP, CISLINK, SALESWORK, Spot 2D, DMS, Power BI, Alick BI, Asl belgisi, Facrtura.uz, ARCA, E-imzo, Verifix, Yandex, Uzum – это позволяет автоматизировать сквозные бизнес-процессы.